6 Peran Dalam Bahasa Inggris Saat Meeting Di Sebuah Kantor+Deskripsinya
Sekolahbahasainggris-Saat kita meeting disebuah kantor baik di sebuah perusahaan atau intitusi kita bekerja maka terdapat beberapa peran yang mensukseskan berlangsungnya meeting bisnis di kantor tersebut.
Mulai dari sebelum rapat atau meeting dimulai, berlangsungnya meeting hingga berakhirnya meeting. Hal ini dikarenakan sebuah meeting terutama meeting yang berkelas INternasional harus adanya struktur yang jelas dan efektif.
Penasaran peran-peran apa saja yang ada di sebuah meeting dalam bahasa Inggris+beserta deskripsinya? Yuk disimak artikel berikut ini;
6 Peran Dalam Bahasa Inggris Saat Meeting
-
Facilitator
Peran utama fasilitator adalah untuk menjaga kelompok terfokus pada masalah yang sama pada waktu yang sama dan dengan cara yang sama. Fasilitator harus dipersiapkan sebelum pertemuan, jika efektivitas berkurang. Ia harus meninjau agenda dan memikirkan cara terbaik untuk mencapai tujuan agenda. Pada pertemuan tersebut, sang fasilitator mempertahankan peserta fokus pada agenda meeting/ presentasi bisnis.
Fasilitator harus mencoba untuk tetap netral. Jika ia ingin berpartisipasi dalam diskusi, ia harus membuat batasan yang jelas bahwa ia berperan sebagai fasilitator sementara. Fasilitator juga memunculkan partisipasi dari orang lain dan melindungi anggota lain dari serangan pribadi.
-
Note-taker
Peran utama dari sang pencatat adalah untuk menjaga catatan yang akurat tentang apa yang terjadi atau apa yang dibicarakan pada pertemuan tersebut. Catatan keputusan apa yang dibuat, bagaimana permasalahan yang dibahas mereka harus diselesaikan, dan siapa yang bertanggung jawab.
-
Blackboard note-keeper
Dalam diskusi tertentu, terutama ketika presentasi bisnis atau meeting penting,banyak ide-ide yang dihasilkan, hal ini sangat berguna untuk memiliki seseorang yang dapat menyimpan catatan tentang apa yang sedang dibahas di papan tulis di dekat mereka berdiskusi atau rapat atau bisa juga pada lembaran kertas besar. Ini membantu kelompok fokus pada tugas di tangan.
-
Time-keeper
Setiap item agenda harus memiliki batas waktu yang disepakati sebelum kelompok tersebut rapat atau berdiskusi. Nah disinalah fungsi time-keeper sebagai orang yang mengingatkan anggota rapat tentang berapa banyak waktu yang tersisa untuk pembahasan item tertentu.
-
Mood-watcher
Diskusi kelompok kadang-kadang bisa menjadi sangat panas. Marah, kesal, membantah, berdebat, dan masih banayk lagi. Disinilah fungi sang Mood-watcher yakni sebagai orang yang menyadari suasana di dalam ruangan agar tidak memanas.
-
Group Members
Sisa dari kelompok yang disebutkan diatas juga memiliki tanggung jawab dalam membuat pertemuan atau meeting agar lebih produktif. Seorang anggota rapat harus menghormati dan mendengarkan anggota lain saat berbicara dan tidak boleh berbicara keluar dari topic pembahasan.Intinya sih ya jangan seenaknya sendiri atau ngawur… Seorang anggota kelompok juga harus menyadari peran orang lain dalam pertemuan dan mengingatkan mereka ketika mereka berbuat salah atau tidak sesuai aturan dalam rapat tersebut.
Deskripsi Tugas-Tugasnya
Tugas-tugas Facilitator:
Before the Meeting:
- Mendistribusikan e-mail minimal satu minggu sebelum pertemuan dan meminta “A Call Of Topik;”
- Mendapatkan semua task dari topic leader;
- Membuat agenda yang memungkinkan waktu pemimpin topik untuk mempresentasikan dan mendiskusikan masalah ini;
- Distribusikan agenda dan pra-kerja/task kepada anggota kelompok satu hari sebelum pertemuan;
- Membuat perubahan yang diperlukan untuk agenda sebelum pertemuan.
During the Meeting:
- Membantu kelompok menentukan tujuan rapat secara keseluruhan, serta tujuan khusus
- Membantu tim terus diskusi di agar berada di jalurnya, sehingga pertemuan dan percakapan menjadi efektif;
- Membuat catatan yang akurat yang mencerminkan ide-ide dari setiap anggota;
- Membantu kelompok berkomunikasi secara efektif;
- Menciptakan lingkungan yang proaktif, terbuka untuk ide-ide baru dan solusi yang berorientasi.
Topic Leader
Seorang Topic leader berkewajiban memimpin jalannya proses rapat atau meeting. Dan juga membantu sang facilitator dalam menyuplai apa saja yang dibutuhkan oleh para member saat rapat. Nah tugas rincinya sebagai berikut:
- Nama agenda;
- Mengemukakan dokumen pekerjaan apa yang dibutuhkan.
- Mengemukakan lamanya waktu untuk diskusi (…..menit)
- Mengemukakan hasil yang diinginkan. Apa tujuan dari diskusi?
- Pada pertemuan tersebut, Pemimpin Topik berkontribusi untuk berdiskusi atas keberhasilan suatu topik dengan membantu untuk menjaga diskusi berada di garis merah nya.
Notetaker
- Mencatat tanggal, waktu dan lokasi pertemuan;
- Rekaman yang hadir, tidak ada, dan tamu pada pertemuan tersebut;
- Menggambarkan isu atau masalah yang telah diteliti (lihat agenda);
- Rangkum dan menyatakan hasil
- Menyusun draft menit pertemuan dan kirim ke semua anggota tim satu minggu setelah pertemuan;
- Lakukan koreksi dan mendistribusikan waktu pertemuan kepada anggota tim sebelum pertemuan berikutnya;
- Pada pertemuan berikutnya harus memiliki waktu yang telah mendapatkan persetujuan.
Timekeeper
- Mematuhi batas waktu yang ditetapkan dalam agenda;
- Memberitahu kepada anggota tim waktu yang telah ditentukan akan segera berakhir. Pencatat waktu meminta tim:
- Jika diskusi berlanjut, Mereka harus mengemukakan dengan jelas berapa banyak waktu akan ditambahkan untuk ke membahas agenda selanjutnya;
Participants
- Tiba tepat waktu;
- Apakah semua dokumen dan task telah siap;
- Mengikuti pedoman yang berlaku di ruang rapat;
- Membantu berjalannya meeting atau rapat agar efektif.
